Dispositions générales
Dans le cadre de ses activités d’enseignement, de recherche et de formation continue, l’Institut récolte et traite vos données à caractère personnel si vous naviguez sur le site, utilisez les formulaires d’inscription ou interagissez avec l’Institut dans le cadre de l’utilisation du site.
Conformément à la législation applicable, l’Institut s’engage à respecter votre vie privée et à protéger vos données à caractère personnel.
Le traitement responsable et conforme au droit des données à caractère personnel est une préoccupation centrale de l’Institut. Il fait en sorte que les données personnelles soient traitées selon les principes de licéité, finalité, proportionnalité, bonne foi, sécurité, et transparence. Notre politique de traitement des données personnelles (ci-après « Politique ») décrit de quelle manière nous traitons vos données.
En utilisant notre site et nos services vous reconnaissez avoir pris connaissance des termes de la présente Politique.
1.Champ d’application
Nous ne traitons vos données à caractère personnel que dans le but pour lequel elles ont été fournies et dans le respect des lois applicables en matière de protection des données, en particulier la Loi suisse sur la protection des données (LDP). Pour certains traitements, en vertu de l’art. 3 al. 2 du RGPD, nous sommes soumis au Règlement européen sur la protection des données .
2.Bases légales
Les traitements de données à caractère personnel nécessitent d’être justifiés par des bases légales. A l’Institut, les traitements peuvent reposer sur une ou plusieurs des bases légales suivantes :
- Le consentement fourni (par exemple lors de l’inscription à une newsletter)
- L’exécution d’un contrat avec vous (par exemple lors d’un recrutement de personnel)
- Le respect d’une obligation légale (par exemple la transmission d’informations à l’Administration fiscale cantonale)
- La protection des intérêts légitimes de l’Institut (par exemple la publicité pour nos formations)
- L'exécution d’une mission d’intérêt public (par exemple le suivi académique des étudiants)
Lorsque des intérêts légitimes constituent la base juridique du traitement, la justification de ces intérêts légitimes peut être obtenue sur simple demande auprès de : dpo@graduateinstitute.ch
3.Termes utilisés
- Consentement : manifestation de volonté libre, spécifique à un traitement, univoque et découlant d’une information préalable suite à laquelle une personne concernée accepte par un acte positif, clair que des données à caractère personnel qui la concernent fassent l’objet d’un traitement
- Données à caractère personnel (ci-après aussi « Données ») : toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique (nommée personne concernée)
- Personne concernée : il s’agit de la personne dont les données sont traitées
- Responsable du traitement : toute personne qui décide du but et du moyen du traitement de données à caractère personnel
- Sous-traitant : La personne qui traite les données pour le compte du responsable du traitement.
- Traitement : toute opération sur les données à caractère personnel (notamment collecte, enregistrement, utilisation, traitement, modification, conservation, extraction, consultation, transmission, suppression)
4.Responsable du traitement des données à caractère personnel
Toutes vos données à caractère personnel traitées par l’Institut dans le cadre de cette Politique sont contrôlées par l’Institut, lequel est considéré comme responsable du traitement.
Notre adresse est la suivante :
- Institut de hautes études internationales et du développement
- Chemin Eugène-Rigot 2A
- Case postale 1672
- CH- 1211 Genève 1
5.Les catégories de données que nous traitons
Dans le cadre de l’utilisation que vous faites de nos services, nous récoltons et traitons différentes catégories de données à caractère personnel vous concernant.
- Données de contact et d’identification telles que vos nom, prénom, titre, adresse, adresse email, numéro de téléphone, numéro d’identification.
- Données à caractère personnel telles que date de naissance, genre, nationalité, lieu de naissance, statut de résidence, situation familiale, langue, photo, copie de pièce d’identité.
- Données sur la vie professionnelle et l’éducation : CV, formation, diplômes obtenus, études antérieures, lettres de recommandation, références
- Données produites au cours des études : notes, évaluation, résultats de questionnaires
- Données financières telles qu’informations de compte, informations de payement, revenu, situation fiscale, bourse
- Données de compte informatique utilisateur telles que nom d’utilisateur, mot de passe.
- Données d’interaction et d’utilisation telles que correspondance, contenu de chat et webinar, informations sur segment de « clients » (postulants, candidats, abonnés, alumni) et groupe cible, feedback de préférences utilisateur, type d’appareil, système d’exploitation, logiciels, informations issues de la revendication de droits.
- Données du site web telles que paramètres du navigateur, adresse IP, information des cookies, fréquence et durée des visites, termes de recherche, clics sur les contenus. Les données d’utilisation ne sont pas associées à des données personnelles.
- Données obtenues par le biais de parties tierces : régulièrement, nous obtenons légalement des données personnelles vous concernant de la part d’entités affiliées, partenaires professionnels et autres parties tierces indépendantes. Nous les ajoutons à celles déjà présentes dans nos bases de données.
6.Dans quels buts vos données à caractère personnel sont-elles traitées?
Nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :
- Recrutement des candidats aux programmes d’études (y.c. formation continue)
- Gestion administrative de la formation des étudiants durant leurs études
- Gestion des services supports aux étudiants (informatique, bibliothèque, hébergement, aide financière, carrière ...)
- Suivi de la communauté Alumni
- Recrutement du personnel académique et administratif
- Gestion du personnel
- Gestion de la formation
- Promotion des activités institutionnelles et information
- Vidéosurveillance et sécurité
Nous n’utilisons pas vos données à caractère personnel pour d’autres finalités que celles prévues ci-dessus sauf dans le cas d’une obligation légale. Si nous devions utiliser vos données à d’autres fins, nous vous informerions.
7.Avec qui partageons-nous vos données à caractère personnel ?
L’Institut s’engage à ne partager vos données que dans certaines circonstances et conformément aux dispositions de la réglementation applicable ou suite à un consentement de votre part.
Vos données à caractère personnel peuvent être partagées :
- En interne pour les besoins de certains services (ex. Centres, Bureau de la recherche)
- Avec des prestataires de services tiers qui traitent des données à caractère personnel pour le compte de l’Institut et avec lesquels la question des données personnelles est traitée dans les contrats (ex. services d’hébergement, de stockage, de gestion de bases de données ou de maintenance informatique)
- Avec des partenaires académiques sous réserve de l’obtention des consentements de la part des personnes concernées (ex. Université de Genève)
- Avec des institutions ou entités avec lesquelles l’Institut peut être amené à collaborer sur divers sujets (ex. Association suisse de science politique)
- Avec des autorités administratives dans le cadre de la satisfaction d’obligations légales (ex. Administration fiscale cantonale)
Lorsque les prestataires de services tiers ont accès à vos données, ils collectent uniquement les données nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches. Il leur est interdit de partager ou d’utiliser les données à toute autre fin.
8.Les transferts internationaux de données
Nous sommes amenés à communiquer certaines données à caractère personnel à l’étranger dans les cas suivants :
- Collaboration avec des partenaires académiques dans le cadre d’échanges ou de stages
- Transmission à des sous-traitants qui en tant que prestataires, traitent les données à caractère personnel pour le compte de l’Institut
Dans les cas où un transfert intervient hors de l’UE/EEE à un responsable du traitement/sous-traitant, l’Institut s’assure que vos données à caractère personnel sont transmises à des pays présentant une protection adéquate et/ou sont protégées par des garanties suffisantes comprenant notamment les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.
9.Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous traitons et stockons vos données pour la durée nécessaire à l’exécution de nos obligations contractuelles ou légales, ou pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles nous les avons collectées, ou tant que nos intérêts légitimes perdurent ou que le consentement donné n’a pas été retiré.
Dans certaines circonstances, il se peut que nous soyons dans l’obligation de conserver vos données à caractère personnel pendant une durée plus longue en raison d’exigences légales ou à des fins statistiques. Dans ce dernier cas, les données sont rendues anonymes et vous ne pouvez plus être identifié.
Des précisions sur la durée de conservation des données sont indiquées dans les annexes.
10.Sécurité et protection des données à caractère personnel
La sécurité des données fait partie des priorités de l’Institut. L’Institut s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables sur le plan administratif et technique pour empêcher toute divulgation et utilisation non autorisée, toute altération ou destruction de données.
11.Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
- Le droit d’accès et d’information : vous pouvez demander quelles données vous concernant sont conservées à l’Institut et en recevoir une copie. Vous avez également le droit d’obtenir les informations sur la finalité du traitement, les données concernées par le traitement, les destinataires, la durée de conservation, les droits que vous pouvez exercer sur le traitement de vos données, les sources utilisées pour la récolte des données et le transfert des données si applicable.
- Le droit à la rectification des données : vous pouvez demander à tout moment et dans les meilleurs délais, la rectification de vos données à caractère personnel inexactes.
- Le droit à l’effacement (droit à l’oubli) : vous pouvez demander à tout moment l’effacement de données vous concernant, à moins que les données soient encore nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, que leur conservation réponde à une obligation légale ou que leur conservation réponde à un besoin d’archivage à des fin statistiques et historiques.
- Dans ce cadre, l’Institut a une obligation de moyen. Il doit tenir compte des technologies disponibles et de leur coût de mise en œuvre et il ne peut garantir l’effacement général des données.
- Le droit à la limitation du traitement : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données lorsqu’un de ces éléments s’applique : vous contestez l’exactitude des données collectées, le traitement est illicite mais vous ne souhaitez pas exercer votre droit à l’effacement des données, les données ne sont plus nécessaires au traitement mais vous souhaitez que nous les conservions pour l’exercice d’un droit en justice ou vous contestez un traitement et vous demandez une limitation du traitement en attendant le règlement du différend.
- Le droit à la portabilité des données : vous pouvez obtenir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine afin de les transmettre à un autre responsable du traitement. Ce droit s'applique lorsque le traitement des données (fournies par la personne concernée) est effectué par des moyens automatisés et que vous avez consenti au traitement, ou lorsque le traitement est effectué sur la base d'un contrat entre vous et le responsable du traitement.
- Le droit d’opposition à un traitement : vous pouvez vous opposer à un traitement de données vous concernant sous réserve d’évoquer un motif légitime. L’Institut pourra s’y opposer en démontrant qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits. Dans certains cas nous traitons vos données à caractère personnel à des fins de prospection. vous avez le droit de vous opposer à tout moment à ce type de traitement.
- Le droit au retrait d’un consentement : vous avez le droit de retirer à tout moment votre consentement à un traitement de données à caractère personnel.
- Le droit de vous plaindre auprès d’une autorité de surveillance : située dans l’Etat membre de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu où la violation a été commise si vous estimez qu’une violation de la législation en vigueur a été commise dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel.
12.Est-ce que l’Institut fait du profilage ?
L’Institut n’utilise pas de processus de prise de décision automatisée, ni de profilage.
13.L’utilisation des cookies
L’utilisation de notre site internet implique la récolte de cookies. Pour plus d’informations à ce sujet, merci de consulter notre Politique sur les cookies.
14.Comment nous contacter
Pour les Suisses et les autres personnes hors EEE :
En cas de besoin d’exercer vos droits en matière de protection des données, vous pouvez nous contacter en envoyant un email à l’adresse : yourdata@graduateinstitute.ch ou par courrier postal à l’attention du Service desk IT à l’adresse suivante :
- Institut de hautes études internationales et du développement
- Chemin Eugène-Rigot 2A
Case postale 1672
CH- 1211 Genève 1
Pour les personnes basées dans l’EEE:
Si vous êtes un individu de l’EEE et que vous devez exercer vos droits en matière de protection des données ou si vous avez une demande relative à vos données, vous pouvez également contacter notre représentant dans l’UE, IDEA AARPI, qui a été désigné conformément à l’article 27 du RGPD pour le traitement des données personnelles couvertes par la présente politique. Vous pouvez le faire:
Dans certains cas, vous serez amené à nous transmettre des informations personnelles (par exemple une copie de passeport) pour vérifier votre identité.
Nous ferons notre possible afin de satisfaire votre requête dans le délai légal (30 jours). Le délai de traitement peut toutefois être prolongé pour des raisons spécifiques en lien avec le fondement ou la complexité de votre requête. Si tel est le cas, vous en serez informé.
En cas de questions ou d’incertitudes au sujet de notre utilisation de vos données à caractère personnel, vous pouvez envoyer un email au Data Protection Officer, à l’adresse dpo@graduateinstitute.ch ou par courrier postal à l’attention du « Data Protection Officer » en utilisant les coordonnées mentionnées ci-dessus.
15.Modifications de la présente politique de confidentialité
La politique de confidentialité est consultable sur le site à tout moment. Nous nous réservons le droit de modifier et de compléter tout élément de cette politique sans préavis et à notre seule discrétion.
La politique prend effet à compter de la date de la dernière modification renseignée. La politique est disponible en français et en anglais. Dans tous les cas, la version française prévaut.
Annexes
Voir le document « Annexes à la politique de traitement des données personnelles »